Departamento de Ventas: Los
inventarios son una de las herramientas más usadas por el equipo de Ventas,
para de esta manera garantizar a sus clientes la disponibilidad de los
productos, además de ser información clave para la toma de decisiones.
Acciones del Departamento de Ventas que pueden incidir
negativamente en la Gestión de Inventarios:
Facturación adelantada de mercancía que aún no será
despachada o distribuida: Genera confusión ya que la
mercancía es descontada del sistema ERP, sin embargo todavía está en físico y
puede generar problemas en los conteos cíclicos.
Cambios en la unidad de venta sin previo aviso: Afecta
directamente el ingreso de los productos terminados en el sistema, los conteos
cíclicos y la facturación del producto.
Bonificaciones entregadas sin previo aviso:
Las bonificaciones son productos despachados (entregados) sin que sean
facturados, ya sea por una compra grande del cliente o un obsequio de la
empresa, esta acción debe informarse al departamento de Inventarios para que
realice los ajustes de manera manual en el sistema, ya que si no lo hacen se
tendría en el inventario teórico productos que no están en el inventario
físico.
Departamento de Planificación: Los
inventarios representan una información fundamental para el establecimiento de
los planes de producción, por tal motivo es importante contar con la
información actualizada de las existencias.
Acciones del Departamento de Planificación que pueden incidir
negativamente en la Gestión de Inventarios:
Las actividades del departamento de
Planificación no inciden de manera directa en la gestión de Inventarios, pero
si inciden en el proceso de la Organización, ya que la idea es planificar los
productos que no tengan existencia en inventario , los que estén el punto
mínimo o cerca del mismo y los requerimientos extraordinarios de Ventas.
Una planificación inadecuada se traduce en
sobreproducción, uso inadecuado de insumos y elevación de los costos de
oportunidad de los clientes, y de la empresa.
Departamento de Producción: Una vez
emitidos los planes de producción con sus respectivas órdenes, es importante
realizar la trazabilidad del producto, para de esta manera concatenar la
información de lo que se produce versus lo que ingresa al almacén de productos
terminados.
Acciones del Departamento de Producción que pueden incidir
negativamente en la Gestión de Inventarios:
Al igual
que el Departamento de Planificación la Gestión de Producción no afecta
directamente a los Inventarios, sino a la empresa.
Departamento de Ensamble y/o Empaque: Las
actividades de este departamento están
bastante relacionadas con la Gestión de Inventarios, ya que representa uno de
los últimos eslabones de la cadena de suministro, y de allí se alimenta el
almacén de productos terminados.
Acciones del Departamento de Ensamble y/o Empaque que pueden incidir negativamente en la Gestión
de Inventarios:
Etiquetado erróneo en los distintos productos: Esta
actividad conlleva a que los productos elaborados sean ingresados al sistema
bajo referencias equivocadas, lo que representa que se afecten las cantidades
de los SKU que componen el portafolio de productos en el sistema.
Embalaje erróneo de los productos: Un error en la
cantidad de unidades por bulto, genera un descuadre en los productos que están ingresando al almacén de productos terminados, ya que más adelante ese bulto será rechazado por parte de
calidad en el almacén, o se transformará en una potencial devolución por parte
del cliente.
Cumplimiento de Procedimientos establecidos: La Sinergia laboral es
fundamental para alcanzar los objetivos colectivos de la Organización , por tal
motivo es importante que el departamento de Empaque garantice que todos los
productos que ingresan al almacén de productos terminados, sean contabilizados
por el departamento de inventarios.
Departamento de Almacén de Productos Terminados: En esta área es
donde se preserva los productos disponibles para la venta, por tal motivo es
importante que los mismos se encuentren de manera organizada y clasificada,
para que de esta manera puedan ser contados y ubicados fácilmente tanto por el
personal que realiza el picking, como el personal que realiza los conteos
físicos.
Acciones
del Departamento de Almacén de Productos Terminados que pueden incidir negativamente en la Gestión
de Inventarios:
Ubicación inadecuada de los productos terminados: Esta
situación afecta notoriamente la gestión de los inventarios, ya que dificulta
el conteo cíclico de la mercancía, además al no ser encontrada la mercancía
conlleva a que la relación entre el inventario físico versus el inventario en
sistema no coincida, obligando a realizar arqueos o ajustes inadecuados.
Almacenamiento incorrecto de los productos: Dificulta
los conteos físicos de la mercancía, evitando tener cifras exactas, además de
que puede ocasionar roturas, o daños en los productos, que al final descuadrará
los valores correctos de los inventarios.
Departamento
de Facturación: Se encarga de facturar toda la mercancía que será
distribuida (despachada), es importante acotar que una vez facturada se debería
rebajar la existencia de manera automática del sistema de inventarios de
productos terminados.
Acciones
del Departamento de Facturación que
pueden incidir negativamente en la Gestión de Inventarios:
Facturación incorrecta de los Productos: Se
produce cuando el producto o cantidad que se factura no es la correcta, esto
genera que se descuadren por completo el reporte de mercancía existente, además
de que puede representar una gran pérdida para la empresa.
Departamento
de Despacho: Se encarga de la distribución de los
productos disponibles para la venta, tomando como referencia los niveles de
inventario a la hora de planificar el picking.
Acciones
del Departamento de Despacho que pueden
incidir negativamente en la Gestión de Inventarios:
Despacho
erróneo de los productos: Se produce ya sea por el incorrecto
picking de los productos, o carga en el camión equivocado, lo que origina un
descuadre en la gestión de Inventarios, ya que está saliendo del físico un
producto mientras que en el sistema está rebajándose otro.
Es importante señalar que los departamentos mencionados anteriormente son el último eslabón de la Cadena de Suministros, y es sumamente importante la adecuada sinergia entre los mismos, ya que de alguna manera u otra todos están relacionados, siendo el Departamento de Inventario el epicentro donde surgen o convergen la mayoría de las gestiones.
Autor: Ing. Miguel Sánchez (2017)
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