1. Conocimiento de cada etapa del proceso Productivo: En las empresas manufactureras de plásticos se utilizan los procesos de inyección, soplado, entre otros, para la elaboración de productos, presentando en la mayoría de los casos el siguiente flujo de proceso:
a. Recepción de materia prima
b. Inspección de calidad de materia prima recibida
c. Almacenamiento de materia prima
d. Mezclado de materias primas (distintos materiales y colorantes)
e. Traslado de materia prima mezclada a las tolvas de las máquinas
f. Proceso de inyección, soplado u otro transformador de resinas plásticas
g. Producto elaborado
h. Inspección de calidad de Producto elaborado
i. En caso de que el producto elaborado no sea parte o componente de ensamble, se clasifica como producto terminado (disponible para la venta), por ende es trasladado al almacén.
j. En caso de que el producto elaborado sea un componente se traslada al área de ensamblado y/o empaque.
k. En el área de ensamblado y/o empaque dependiendo de la empresa, se cuenta con máquinas termoempacadoras, las cuales se encargan de embalar varias unidades con una película termoencogible de polietileno. También hay productos que son embalados en cajas de cartón por su fragilidad.
l. Una vez ensamblado y embalado se traslada al almacén de productos terminados, donde ya se encuentran listos para la venta
m. Despacho o distribución de productos terminados a los clientes.
2. Conocimiento de la ubicación de los productos en los almacenes: La empresa puede contar con más de un almacén a lo largo de su layout, es importante conocer la cantidad y lugar de almacenamiento de cada SKU, esto ayudará en la búsqueda de los productos a la hora de la validación de la información, y también facilita el proceso de los conteos cíclicos.
3. Dónde y cuándo contar: La información de los inventarios debe ser actualizada y precisa, los datos deben almacenarse en la base de datos que maneje la empresa, ya sea mediante un archivo en Excel, o mediante la gestión avanzada de un ERP. Por ello los puntos donde se toman los registros de los productos elaborados juegan un papel importante. Independientemente del proceso productivo de la empresa de plástico, es necesaria la presencia de un personal de inventario que registre la información en el momento exacto en que un producto ya está disponible para la venta, y así ingresarlo al sistema o base de datos.
La anotación pudiese realizarse a la entrada de cada almacén de producto terminado, pero en el caso de que la empresa cuente con máquinas termoempacadoras, se sugiere que el registro de la información se realice allí, ya que dependiendo de la dinámica de la Organización, el producto al pasar por estas máquinas se considera como disponible para la venta, y sí el mismo está faltante en las existencias físicas, es probable que el personal de despacho o distribución para agilizar el proceso lo tome directamente de allí cuando esté embalado, omitiendo el paso de que llegue al almacén de productos terminados.
Los productos que no son embalados en termoempaque, sino en cajas, también reciben un tratamiento similar, debe contarse apenas sean introducidos y sellados en este insumo. Todo varía de acuerdo a la naturaleza de cada producto, tenemos también el caso de las sillas y pipotes los cuales no se embalan, prácticamente son un producto terminado al salir de la máquina de inyección, lo que implica que la información debe ser recolectada directamente allí en ese momento.
El lapso entre cada ingreso de los productos al sistema no debe ser largo, pero tampoco se debe descuidar las actividades operativas del proceso, mientras se está en cada momento en la oficina registrando la data, por eso el momento correcto puede ser 3 veces durante cada turno, es decir aproximadamente cada 3 horas, lo que permitirá ejecutar cada ingreso con bastante información y mantener constantemente actualizada la base de datos.
5. Conteos cíclicos: Los conteos cíclicos son un método utilizado comúnmente en el control de inventarios para alcanzar la precisión de los mismos. Los productos a contar pueden seleccionarse mediante el uso de la clasificación ABC de acuerdo al criterio que se requiera. Aquí se evidencian las discrepancias existentes en la relación entre el inventario teórico vs Inventario físico, lo que permitirá, detectar y corregir fallas o anomalías dentro del proceso productivo y gestión de actividades.
6. Elaboración de reportes mensuales e indicadores de gestión: Permiten evaluar el desempeño de la gestión del departamento y de la organización, además de evaluar el porcentaje de confiabilidad de los inventarios, el reporte puede incluir, unidades ingresadas durante el lapso, inventario actual, inventarios valorizados, toneladas existentes entre otros, mientras que los indicadores de gestión pueden contener el porcentaje de confiabilidad de los inventarios en ese lapso, rotación de productos, entre otros.
7. Cierre de inventario anual para contabilidad: Es la cantidad de inventario existente al final del ejercicio fiscal de la empresa, normalmente este último inventario del año, para tener la certeza de que está bastante correcto, se hace bajo una minuciosa y constante auditoria.
Los inventarios deben tener un alto porcentaje de confiabilidad, ya que muchas decisiones de la Organización se toman en base a estas cifras, por tal motivo la gestión debe llevarse de manera transparente y oportuna.
Los inventarios deben tener un alto porcentaje de confiabilidad, ya que muchas decisiones de la Organización se toman en base a estas cifras, por tal motivo la gestión debe llevarse de manera transparente y oportuna.
Autor: Ing. Miguel Sánchez (2016)
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