1. Diagnóstico de la situación actual: Lo primero que se debe realizar es el estudio de todas las variables que estarán relacionadas con el producto, o insumo, que queremos controlar mediante la gestión de inventarios. En esta etapa hay que evaluar con que se cuenta, y plantearnos la siguientes interrogantes: ¿Cuál es el proceso productivo?, ¿Existe departamento de inventario y/o almacenes?, ¿Cuál es la naturaleza de los productos o insumos a controlar?, ¿Cuál es el estado de los almacenes?, ¿Cuáles son las políticas de seguridad, higiene y ambiente? Esto ofrecerá un panorama de cómo afrontar este reto.
2. Análisis de la situación actual: Permite evaluar los aspectos que se tienen a favor y en contra para emprender el reto en la gestión de inventarios, aquí se inicia la planificación de cada una de las acciones que se tomarán para alcanzar los objetivos.
3. Creación de Departamentos necesarios: Deben crearse los departamentos de inventarios y/o almacenes, (en caso de que la empresa no cuente con ellos), ya que serán los entes encargados de administrar, controlar y gestionar lo inherente a los inventarios. El Departamento de Inventario debe garantizar el mayor porcentaje de confianza en la relación inventario físico vs inventario teórico. Además establecerá el cuándo y dónde se contará el producto o insumo, utilizando los equipos, software, formatos e infraestructura que necesite, para poder alcanzar los objetivos.
4. Sinergia entre departamentos: Este punto es muy importante ya que en la gestión de inventarios se encuentran involucrados en la mayoría de los casos dependiendo de cómo sea la estructura organizativa de la empresa, los departamentos de producción, ensamblaje y/o embalaje, facturación, ventas y despacho o distribución, por tal motivo deben establecerse los procedimientos a seguir, para de esta manera no interferir en la gestión de unos con otros.
5. Shitsuke: Es la quinta etapa del modelo llamado 5S que se inició en la TOYOTA por los años 1960, esta etapa enfoca en que se debe mantener la disciplina, y centrar esfuerzos para seguir mejorando.
Iniciar la gestión de inventarios en una empresa no es un proceso fácil, pero con constancia, dedicación y planificación de las acciones, podrán obtenerse resultados positivos con el transcurrir del tiempo. En los siguientes post detallaré más información de algunos de estos pasos que acabo de mencionar.
Iniciar la gestión de inventarios en una empresa no es un proceso fácil, pero con constancia, dedicación y planificación de las acciones, podrán obtenerse resultados positivos con el transcurrir del tiempo. En los siguientes post detallaré más información de algunos de estos pasos que acabo de mencionar.
Autor: Ing. Miguel Sánchez (2016)
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