Herramientas necesarias para la gestión de inventarios

Para un correcto funcionamiento de la gestión de inventarios, es necesario contar con un conjunto de herramientas y recursos, los cuales varían de acuerdo al tipo de proceso productivo, infraestructura, capital humano y factor monetario de cada empresa. A continuación se detallan los elementos que deben tenerse para la gestión de Inventarios:

Recurso Humano: Los trabajadores son el recurso más valioso que tienen las empresas, por tal motivo se les debe otorgar un trato adecuado, tanto por exigencia ética, como por las repercusiones que esto genera en la buena marcha de la empresa. Se debe reconocer que se lidera a seres conscientes y libres, y la meta es que se sientan a gusto y valorados. Un trabajador motivado trabaja al máximo y se identificará con la empresa, esforzándose para alcanzar los objetivos colectivos de la organización.

La selección de cada persona para un determinado puesto debe realizarse de forma minuciosa en base a las habilidades y competencias de cada talento, para de esta manera poder optimizar su desempeño, sin olvidar que es una relación ganar-ganar donde el trabajador también debe dar lo mejor de sí, y alinearse con la misión, visión, políticas y valores de la organización.

Oficina: En este lugar el personal podrá realizar las siguientes actividades: registro de documentación, gestión teórica de los inventarios mediante equipos de computación, artículos de oficina y mobiliario. Se convierte en otro puesto de trabajo donde se realiza las tareas administrativas, y combinándola con la parte operativa o de campo, se obtendrán excelentes resultados.

Equipos Tecnológicos: Dependerán de la infraestructura, proceso productivo y alcance económico de cada organización, ya que en el mercado se cuenta con una gran cantidad de alternativas tales como: Pocket count, sistema basado en identificación por radiofrecuencia (RFID), códigos de barras, impresoras de códigos de barras, computadoras, ERP, paquetes informáticos entre otros.

Formatos de Inventarios: Son muy importantes para utilizarlos en la parte operativa, para el registro de lo que se está controlando, además serán los soportes archivados, a los que se debe recurrir en caso de contingencias o validación de la data.

A continuación se presentan el ejemplo de formato para el registro de productos terminados:

Registro de Productos embalados

Nº TERMOEMPACADORA	NOMBRE DEL PRODUCTO	REFERENCIA/  CÓDIGO	UNIDADES/ BULTO	BULTOS EMBALADOS	TOTAL BULTOS	TOTAL UNIDADES	HORA DE  REPORTE	Nº REPORTE

Elementos del Formato:

Nº Termoempacadora: Es la maquina termoempacadora en la que se está embalando el producto

Nombre del Producto: Es la descripción oficial del portafolio de ventas del producto.

Referencia/ Código: Es un identificador usado en el comercio con el objeto de permitir el seguimiento sistémico de los productos ofrecidos a los clientes.

Unidades/bulto: Cantidad de unidades que conforman el bulto del producto

Bultos Embalados: Cantidad de bultos embalados disponibles para la venta

Total Bultos: Es la sumatoria de los bultos embalados

Total Unidades: Es el resultado de la multiplicación del renglón de unidades/bulto por el total bultos

Hora de reporte: Hora en que se ejecuta el ingreso de los productos al sistema

Nº Reporte: Es el número de control de cada transacción ejecutada en el sistema o Excel.

Los elementos detallados anteriormente ayudarán a la gestión de inventarios para que fluya de manera correcta, permitiendo tener altos valores de confiabilidad, cifras correctas y oportunas que serán utilizadas para la toma de decisiones de la Organización.

Autor: Ing. Miguel Sánchez (2016)